1.1 Kaynakların Kullanımı
Şirket kaynağı, şirketimizin mülkiyetinde olan ve/veya şirketimizin sorumluluğuna geçici süre ile teslim edilmiş olan tüm varlıklar anlamına gelmektedir.
Şirketimizin kaynakları;
1) Şirketimize ait tüm bilgi, belge ve dokümanlar
2) İkram, mutfak malzemeleri, kırtasiye, promosyon, temizlik, bilgi işlem sarf malzemeleri, idari işler onarım malzemeleri
3) Masa üstü bilgisayar, dizüstü bilgisayar, cep telefonu, cep telefonu hattı, telefon, faks ve benzeri iletişim cihazları, tarayıcı, fotoğraf makinesi, taşınabilir bellek, kart okuyucu, yazıcı, fotokopi makinesi ve benzeri ofis malzemeleri
4) Özel aletler, test cihazları, yedek parçalar, garanti parçaları, hurda, iade parçalar, her türlü sarf malzemeleri
5) Yukarıdaki maddelerde sayılanlar dışında şirketimizin aktifine kayıtlı veya şirketimize emanete bırakılmış her türlü varlıklar
Hatap Değirmenleri adına yapılacak kaynak kullanımlarında, şirketimizin çıkarlarını dikkate alırız. Şirketimizin çıkarı olmaksızın her ne isim altında ve her ne kim adına ve yararına olursa olsun şirketimizin varlıklarını, olanaklarını ve çalışanlarını şirket dışında kullanmayız. "Her konuda tasarruf" ilkesini tüm çalışanlarımızla birlikte ve üst'ün ast'a örnek olacağı bir şekilde uygularız
Şirketimizin her türlü kaynağının amacına ve prosedürlere uygun kullanılmasından ve aynı zamanda bu kaynakların korunmasından tüm çalışanlarımız sorumludur. Şirketimizin kaynaklarının kullanımında herhangi bir ihmal, hasar veya olumsuzluğun gözlemlenmesi halinde, her çalışanın yöneticisine bilgi vermesini bekleriz.
1.2 Zamanın Kullanımı
İş saatleri içinde zamanı iyi kullanır, iş saatleri içinde özel işlerimize zaman ayırmayız. Yöneticilerimiz çalışanlarımızı şahsi işleri için görevlendirmez. Çalışma saatleri içinde ziyaretçi kabul edilmemesine dikkat ederiz. Zorunlu ziyaretçiler için görüşmelerimizi ziyaret konusu ile bağlantılı olarak ve iş akışını engellemeyecek şekilde makul bir sürede tamamlarız. Şirket dışındaki görevlerde de (pazarlama aktiviteleri, müşteri ziyaretleri, üçüncü şahıslara ve resmî kurumlara yapılan ziyaretler, satın alma, iş veya eğitim seyahati, toplantılar…vb) zaman kullanımında aynı hususlara dikkat ederiz.2.1 Müşteriler, Taşeronlar, Tedarikçi Firmalar ve Şirketin Ticari İlişki İçerisinde Bulunduğu Diğer Firma ve Kişilerle Finansal İlişkiye Girmek
Şirketimizin müşterileri/taşeronları/tedarikçi firmaları ve şirketin ticari ilişki içerisinde bulunduğu diğer firma ve kişilerle özel iş ilişkisine girmeyiz, kişisel amaçlı borç para/mal almayız ve müşteriye/taşerona/tedarikçi firmalara ve şirketin ticari ilişki içerisinde bulunduğu diğer firma ve kişilere ödünç para/mal vermeyiz.
Bunun dışında müşterilerden/taşeronlardan/tedarikçi firmalardan ve şirketin ticari ilişki içerisinde bulunduğu diğer firma ve kişilerden değerinin çok altında ya da hiç bedel ödenmeksizin kişisel mal ya da hizmet satın alınması çıkar temini olarak değerlendirilir ve Disiplin Yönetmeliği kapsamında dikkate alınır.
2.2 Müşteri İlişkileri
Müşterilerle ilişkilerimizde aşağıdaki hususları dikkate alırız:
• Müşteri memnuniyetini sağlamak, görev alanımızda olmasa dahi, hepimizin birinci önceliğidir. Müşteri memnuniyetsizliğine yol açan konuları öncelikli olarak ele alırız. Müşteri şikayetlerinin en kısa sürede çözülmesi için azami gayret gösteririz. Çalışanlarımızın, şikayetleri kendi görev alanı içinde çözemediği takdirde yöneticisine veya Müşteri İlişkileri Birimi'ne bildirmelerini isteriz.
• Şirketimizin lehine olsa bile, müşteriye eksik ya da yanlış bilgi vermeyiz.
• Müşteri ile ilgili herhangi bir işlemde yapılan hatayı saklamayız. Yöneticimize bilgi vererek çözüm ararız. Hata ile ilgili müşteriye de bilgi veririz.
• Müşterinin kişisel bilgilerini (iletişim bilgileri, medeni durumu, mesleği, eğitim durumu vb.) müşterimizin onayı olmadan ikinci bir şahsa ya da firmaya vermeyiz (resmî kurumların yazılı talepleri hariç).
• Müşteri ile kurulan ilişki, bir firma-müşteri ilişkisidir. Müşterinin tanıdık, eş, akraba veya sürekli bir müşteri olması, davranış şeklimizi değiştirmez.
• Müşteri tarafından hoş karşılanmayacak herhangi bir davranışta bulunmayız (saygısızlık, alay, aşağılamak, taciz, ısrar...vb). Müşteri ile yaşanabilecek herhangi bir olumsuz durum karşısında, müşteri ile tartışmaya girmeden konu hakkında ilgili yöneticiye bilgi veririz.
• Müşteriye ayrımcılık yapmayız (dış görünüş, bedensel engel, din, dil, ırk, cinsiyet vb.).
• Müşteri ile yapılan görüşmelerde politika, din, ırk gibi kişiye özel konularda yorum yapmaz, görüş bildirilmeyiz.
• Müşteriden tahsilatı iş kuralları gereği belirlenen birimlerimiz yapar. İlgili arkadaşlarımız haricinde müşteriden para veya kıymetli evrak almayız.
• Müşteri adına herhangi bir ödeme yapmayız.
3.1 Hediye Kabul Etmek
Hatap Değirmenleri çalışanları olarak, müşterilerden/taşeron/tedarikçi firmalardan ve şirketimizin ticari ilişki içerisinde bulunduğu diğer firma ve kişilerden hediye talep etmeyiz, imada bulunmayız; şirketimizi yükümlülük altına sokacak hiçbir hediye, para, çek, mülk, bedava tatil, özel indirimler kabul etmeyiz (Yılbaşlarında alınan kitap, ajanda, çiçek, çikolata gibi hediyeler bu kapsam dışındadır. Bu durumdaki hediyelerin değeri 100 lirayı geçemez.).
3.2 Yardım, Bağış Kabul Etmek
Şirketimiz ile iş ilişkisi olan hiçbir kişi veya kuruluştan kişisel yardım, bağış kabul etmeyiz.
Herhangi bir kurumda, dernekte, kulüpte veya siyasi partide şirketimizin faaliyetlerini etkileyecek veya işyerimizde bu konularla ilgili çalışma iklimini bozacak şekilde faaliyet göstermeyiz. Yöneticilerimiz çalışanlarından, siyasi bir faaliyette bulunmalarını veya bir partiye, derneğe, kuruma ve kulübe üye olmasını isteyemez.
Şirket çalışanlarımız, şirket dışında üçüncü şahıslara şahsi olarak maddi veya manevi yardım edebilir, bağış yapabilir, siyasi olmaması şartıyla yardım derneklerinde görev alabilirler.
• İş ortamında, iş arkadaşlığı sınırını aşan davranışlarda bulunmayız.
• Eş ya da akrabaların ast-üst ilişkisi içinde çalışması veya aynı departmanda çalışması uygun değildir.
• Mesai arkadaşlarımız tarafından hoş karşılanmayacak herhangi bir davranışta bulunmayız (saygısızlık, alay, aşağılamak, taciz...vb).
• Çalışanlarımız arası ayrımcılık yapmayız (dış görünüş, bedensel engel, din, cinsiyet, dil, ırk vb.).
• Çalışanlarımızın kendi aralarındaki görüşmelerde politika, din, ırk gibi kişiye özel konularda propaganda yapmamalarını ya da karşı tarafın görüşünü etkilemeye yönelik baskı yapmamalarını isteriz. Çalışanlarımız mesai arkadaşlarından, siyasi bir faaliyet içinde bulunmasını veya bir partiye üye olmasını isteyemezler.
• Çalışanlarımız şirketimiz içerisinde silah, kesici, delici alet, çakı ve benzeri tehlikeli aletler bulunduramazlar.
• Şirketimiz içerisinde şiddet içerikli davranış ve/veya saldırgan tutum ve/veya tehditkâr konuşma ve davranış biçimlerini kabul etmeyiz. Bu durumlarda ilgili yöneticiye bilgi verilmesini bekleriz.
• Çalışanlarımız; mesai arkadaşları, müşteriler ve şirket ile ilgili kurumlara ilişkin kanıtlanamayacak beyanlarda bulunmaz ve/veya dedikodu yapmaz.
• Şirketimiz sınırları içerisinde kumar ve bahis oynanmaz.
• Şirketimize alkol ve keyif verici madde tesiri altında gelmeyiz. Şirketimiz içerisinde bu maddeler kullanılmaz.
İşe alım esnasında gerekli görüşmelerde başarılı olamamış adaylar konusunda hiçbir ayrımcılık/iltimas uygulamayız.
Çalışanlarımız kendilerine “tüccar” veya “esnaf sıfatını yükleyecek işlerle ilişkili olamazlar. Yönetim Kurulu’nun onayı olmadan Hatap Değirmenleri dışında başka şirketlerde yönetim kurulu üyesi veya denetçi olamazlar, şirketimizin rakibi olan veya şirketimizle iş ilişkisi bulunan hiçbir şirkette görev alamazlar.
Çalışanlarımız şirketimizle ilgisi bulunmayan ve politikalarımıza aykırı olmayan konularda konuşma yapabilir veya profesyonel metinler yazabilir. Bununla birlikte şirketimizin bunları destek konusunda herhangi bir yükümlülüğü yoktur. Bu tarz aktivitelerde şirketimizin adının geçmesi söz konusu ise bölüm müdürünün yazılı muvafakatinin alınması zorunludur.
Gizlilik derecesi konusunda emin olunmayan durumlarda bölüm müdürüne danışılır. Bilgiler değiştirilemez, kopyalanamaz veya yok edilemez. Bilgilerin güvenli şekilde saklanması, korunması ve gizliliklerinin korunması hususunda gerekli tedbirler alırız. Masalarımızı gün sonunda toplarız, gizli bilgileri kaldırırız ve güvenli bir yere kilitleriz. Gizli dosyaları şirket dışına çıkartılmayacağını biliriz. Üst yönetimin onayı ile istisnai uygulamalar yapılabilir.
Şifreler ve kullanıcı kodları gizli tutulur ve yetkili kullanıcılar hariç hiç kimseyle asla paylaşılmaz. Gerekli olanların haricindeki bilgiler çoğaltılamaz. Gizli bilgiler servis araçlarında veya diğer halka açık yerlerde konuşup tartışılmaz.
Şirketimizle veya müşterilerimizle ilgili bilgileri iş akdi sona erdikten sonra dahi hiç kimseyle paylaşmayız veya şirket aleyhinde kullanmayız.
Çalışanlarımızın direk veya dolaylı olarak satış ve satın alma prosedürleri veya şirketin taraf olduğu her türlü prosedür ya da sözleşmeden kişisel menfaat elde etmesi kesinlikle yasaktır.
Tüm çalışanlarımızdan ahlaka, kanunlara veya şirket disiplinine aykırı her türlü davranış veya hareketi bölüm müdürüne, insan kaynakları departmanına bildirmelerini bekleriz.
2. Bir kimsenin cinsel davranış, tavır ve temas için görevini suistimal etmesi ceza ve kabahatler hukuku kapsamında bir soruşturma nedeni teşkil eder. Ceza ve kabahatler hukuku kapsamında olmamakla birlikte iş akışını engelleyen her tür davranış da bu kategoride değerlendirilir.
İlave olarak bir kişinin cinsiyeti veya medeni durumu (evli, boşanmış, bekar) ile ilgili taciz neticesi doğuracak her türlü davranış, cinsel tacizden kaynaklanan sözlü, fiziksel eylemler ve her tür diğer temas Disiplin Kurulu tarafından değerlendirilir.
Hatap Değirmenleri’nin internet erişimi politikası aşağıdaki prensiplerden oluşur:
Kullanıcılar işle ilgili konularda internete ulaşabilirler. Kişisel amaçlarla internet kullanımı minimumda tutulmasını isteriz.
12.1 İnternet Erişimi Politikamız;
• Kanunen yasaklanmış,
• Siyasal propaganda amaçlı kullanılan,
• Pornografik içerikli,
• Ahlaki değerlerle uyum için olmayan,
• Oyun ve eğlence içeren,
• Bağımlılık yapıcı maddeler, silahlar ve şans oyunları ile ilgili bilgi içeren,
• Şiddet veya ayrımcılığı özendirici içerik barındıran ve
• Diğer şirket politikalarına uygun olmayan web sitelerine erişimi sınırlar.
Türk mahkemelerinin emri ile erişilmesi yasaklanmış olan web sitelerine erişim sınırlandırılmıştır.
Şirketimiz herhangi bir web sitesine erişimin sınırlanmasına karar verebilir.
İşle ilgili ihtiyaçları doğrultusunda sistem kullanıcıları yönetim kurulu onayıyla üçüncü maddede belirtilenler hariç tüm sitelere erişim sağlayabilirler.
Oturum açılışları istatistiksel veya kontrol amaçlı olarak kayıt altına alınabilir.
İçeriğinden emin olmadığımız veya güvenli olmayan web sitelerini ziyaret etmeyiz.
Yukarıdakilerden ayrı olarak kullandığımız bilgisayarlara şirketin bilişim teknolojileri politikası kapsamında olmayan herhangi bir program indirmeyiz veya yüklemeyiz.
Web sitelerinde yukarıdaki sınırlamalar kapsamında olmayan herhangi bir problem veya sınırlama ile karşılaşıldığımız takdirde durum şirketimizin yetkili kişilerine bildiririz.
13.1 Kullanım
Hatap Değirmenleri e-posta sistemini iş amaçlı kullanırız. Kişisel kullanımın minimumda tutulması gerektiğini biliriz ve şirketin e posta politikasına uygun şekilde işlerimizi yürütürüz.
E-posta sistemi içinde yaratılmış olan kullanıcı hesapları Hatap Değirmenleri’ne aittir. Bu kullanıcı hesaplarından gönderilen e-postaların hesap sahiplerini ve Hatap Değirmenleri'ni temsil ettiği unutulmamalıdır.
E-posta sistemi yalnızca sistem içinde tanımlanmış kişilerce kullanılabilir. Kullanıcılar hesap bilgilerini hesabın başkası tarafından kullanılması için diğer kişilerle paylaşamayacakları gibi kendileri de başkalarının hesap bilgilerini kullanamazlar.
İş gereği veya kontrol amacıyla e-posta erişimi yönetim kurulu tarafından onaylanmış ve izin verilmiş kişilere verilebilir.
E-posta sisteminin yalnızca bilgi iletimini sağlayan bir kanal olduğu göz önünde bulundurularak mesajların içerik ve yazılış biçimlerinin genel şirket kurallarımız ile uyum içinde olmasına azami derecede dikkat ederiz.
Bilgimiz olmadan gönderilmiş, bilinmeyen kaynaklardan gelen veya şüphe uyandırıcı materyaller içeren tüm e-postaları açmadan sileriz.
Hatap Değirmenleri tarafından kullanımımıza tahsis edilmiş e-posta adresleri iş amacıyla tahsis edilmiştir ve bu adresleri şirketimizin internet erişimi ile uyum içerisinde olmayan web siteleriyle yazışma veya e-posta listelerine kayıt olma amaçlarıyla kullanmayız.
13.2 İçerik
Oluşturulan, alınan ve kaydedilen e-postaların içeriği:
• Yasadışı,
• Bilinmeyen bir kaynaktan reklam veya duyuru taşıyan,
• Siyasi propaganda yansıtan veya şiddet ya da ayrımcılığa destek sağlayan,
• Veya pornografik içerik ya da ahlak değerlerine aykırı materyaller taşıyan,
• Hatap Değirmenleri’nin diğer politikalarına uygun olmayan nitelikte olamaz.
Hiçbir kullanıcı gurubuna zincir e-postalar veya eş zamanlı olarak işle ilgili olmayan e-postalar göndermeyiz.
Hiçbir e-postayı bir başkasının adına veya kendi kimliğimizi gizleyerek dışarı göndermeyiz. Giden e-postaların içerdiği gönderen ve alıcı bilgileri ile oynamayız.
13.3 İçerik Kontrolü
Çalışanlarımız tarafından dışarıya gönderilen ve alınan e-postalardaki bilgilerin güvenliği, işlerliği, performansı ve korunması için aşağıda belirtilen kontrolleri yaparız:
• Anti-virüs tedbirleri,
• Gönderici ve alıcı adreslerinin tutarlılığı,
• İçerik kontrolü,
• Sakıncalı mesaj eklerinin silinmesi,
• Mesaj büyüklüklerinin kontrolü.
Oluşturulmuş, gönderilmiş, alınmış ve kaydedilmiş e-posta mesajları istatistiksel veya kontrol amaçlı olarak irdelenebilir ve saklanabilir.
13.4 Gizlilik
Oluşturulmuş, gönderilmiş, alınmış ve kaydedilmiş e-posta mesajları aşağıdakileri içermemelidir:
• Hatap Değirmenleri’ne mahsus bilgiler,
• Hatap Değirmenleri’ne ait gizli ve hassas bilgiler,
• Bir çalışanımız tarafından diğerine iletilmiş Hatap Değirmenleri’ne mahsus bilgiler ve iç yazışmalar.
Şirketimiz dışındaki adreslere gönderilen e-posta mesajları internet ortamında yanlış ellere düşebilirler. Bu nedenle kritik ve gizli bilgilerin e-posta formunda iletilmediğini garanti altına alacak gerekli dikkat gösteririz.
Bu kuralları şirket politikası olarak yorumlarız. Hatap Değirmenleri olarak bu kurallara uygun davranılmasını mesleki bir gereklilik olarak değerlendiririz.